Comme pour toute relation de travail, l’embauche d’un collaborateur intérimaire répond à des obligations strictes en matière de droit social et de droit du travail. Parmi ces obligations, deux d’entre elles apparaissent comme indispensable et fondamentale à toute embauche et doivent être impérativement maîtrisées, tant par l’agence de travail temporaire que par l’entreprise utilisatrice. Il s’agit de la Déclaration Préalable à l’embauche (DPAE) et du contrat de mission, qui tient lieu de contrat de travail.
Souvent perçues comme de simples formalités, ces étapes peuvent, si elles sont négligées, avoir de lourdes conséquences, telles que la requalification des contrats, mais également exposer les ETT et EU à des sanctions financières.
Ajouter aux traditionnelles, et régulières urgences opérationnelles, la particularité de la relation tripartite de l’intérim accentue ce risque d’erreur et/ou d’oubli. C’est pourquoi, une gestion rigoureuse de l’intérim est nécessaire.
Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les règles de la gestion des DPAE et des contrats de mission, tout en découvrant les bonnes pratiques à appliquer.
La DPAE, une simple formalité ?
Comme pour une embauche dite « classique », la réalisation et la transmission d’une DPAE doivent être effectuées préalablement à la prise de poste d’un intérimaire. Cette déclaration doit être effectuée par l’employeur, donc par l’entreprise de travail temporaire, au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche, et impérativement avant la prise de poste effective.
En cas d’oubli ou de déclaration tardive, l’entreprise s’expose à une amende de 450 euros par salarié concerné, ainsi qu’à la requalification du contrat d’intérim en CDI, en cas de litige avec le collaborateur.
Bien que cette formalité incombe à l’employeur, l’entreprise utilisatrice peut-elle aussi être inquiétée en cas de contrôle URSSAF ou en cas d’un contrôle de l’inspection du travail. Elle peut alors être tenue solidairement responsable de ce fait si elle n’est pas en mesure de prouver sa bonne foi. Il est donc fortement recommandé de mettre en place un contrôle systématique de la déclaration de la DPAE.
Que contient la DPAE ?
La DPAE est un élément préalable indispensable à toute relation de travail, car elle permet de signaler de nombreux éléments auprès de l’administration qui vont non seulement influencer les droits sociaux des collaborateurs, mais qui vont également permettre à l’employeur de répondre à certaines obligations en lien avec la santé et la sécurité de ses salariés.
Ainsi, la DPAE doit obligatoirement mentionner les informations suivantes :
- La dénomination sociale de l’entreprise.
- Le code Naf.
- Le numéro Siret ainsi que l’adresse de l’entreprise.
- Le service de santé au travail.
- L’identité, la date, le département et la commune de naissance ainsi que le numéro de sécurité sociale (s’il en a un ou à défaut le NIA) du salarié.
- La date et l’heure d’embauche.
- Le lieu de travail du salarié intérimaire.
- Les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée, etc.).
Le contrat d’intérim, que doit-il contenir ? Dans quel délai le remettre ?
En intérim, le contrat de travail, plus connu sous le nom de contrat de mission, est d’autant plus important car il est le point d’orgue de la relation tripartite de l’intérim entre l’ETT, l’intérimaire et l’entreprise utilisatrice.
Le contrat de mission contient des informations tant sur la forme que sur le fond de la mission et une négligence sur sa rédaction et/ou sur sa signature peut entraîner à la fois des sanctions financières et juridiques ; elle peut même être à l’origine d’un contentieux prud’homal.
Les mentions obligatoires au contrat de mission
En fonction des entreprises de travail temporaire et des exigences des entreprises utilisatrices, les contrats de mission peuvent prendre diverses formes et mentionner de façon plus ou moins détaillée les informations relatives à la mission d’intérim.
Toutefois, certaines mentions bien précises doivent obligatoirement être mentionnées au sein du contrat de mission, il s’agit :
- De la reprise des mentions du contrat de mise à disposition conclu entre l’ETT et l’EU.
- Du motif de recours à l’intérim (remplacement, surcroît d’activité, etc.).
- Le poste occupé et sa qualification.
- La durée de la mission (terme précis ou imprécis) ou sa durée minimale.
- L’identité des parties.
- La rémunération et les éventuelles primes.
- L’éventuelle période d’essai.
- Nom et adresse de la caisse de retraite complémentaire et l’organisme de prévoyance dont relève l’entreprise de travail temporaire.
- Clause mentionnant qu’à l’issue de la mission, l’embauche par l’entreprise utilisatrice n’est pas interdite.
- Clause mentionnant que le rapatriement est à la charge de l’entreprise de travail temporaire (si la mission s’effectue hors du territoire métropolitain).
- Le nom de l’entreprise utilisatrice et le lieu de travail.
Dans quel délai le remettre ? Quels sont les risques ?
L’article L. 1251-17 du Code du travail stipule que le contrat de mission doit être signé au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant la mise à disposition du salarié. Ainsi, si un collaborateur intérimaire peut débuter sa mission sans avoir signé son contrat, il est important que ce dernier soit signé dans les délais imposés par le Code du travail.
En effet, en cas de non-respect de cette règle, le salarié intérimaire a alors la possibilité de faire valoir ses droits à la requalification en CDI de son contrat auprès de l’ETT, mais également auprès de l’EU qui peut être reconnu comme conjointement responsable.
Attention, si vous souhaitez prolonger le contrat de mission du collaborateur intérimaire il est nécessaire que cela soit stipulé dans son contrat de mission ou à défaut qu’il lui soit remis un avenant au contrat et que ce dernier l’ait signé avant la date de renouvellement.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes en la matière ? Pour quelles sanctions ?
L’intérim est une relation contractuelle particulièrement encadrée et qui ne laisse pas de place à l’approximation ni à l’oubli.
En effet, en cas de non-respect de vos obligations, les conséquences financières et juridiques peuvent être très lourdes. Mais alors quelles sont les erreurs les plus fréquentes ? Quels sont les risques et comment vous en prémunir ?
DPAE oublié ou transmise hors délai
Face à l’urgence et à la gestion souvent mouvementée du quotidien, il est possible qu’une ou deux DPAE passent à l’as. Et pourtant, sa transmission auprès de l’URSSAF est un impératif, et ce avant la prise de poste.
Quelles sont les sanctions ?
En cas d’absence ou de transmission tardive de la DPAE, l’ETT, mais aussi l’EU, encours une amende de 450€ par salarié concerné ainsi que la requalification du ou des contrats en CDI.
Comment les éviter ?
Grâce à quelques automatismes et aux bons outils, cette erreur peut très facilement n’être qu’un lointain souvenir pour vous.
Ainsi, vous avez la possibilité de mettre en place des actions telles que :
- Créer une checklist d’onboarding des intérimaires avec ce point.
- La demande automatique auprès de l’agence de l’envoi de la DPAE avant l’arrivée du collaborateur intérimaire.
Pour diminuer votre charge de travail, vous pouvez vous équiper d’un logiciel de gestion de l’intérim qui vous permettra d’automatiser la demande de justificatif ainsi que son archivage dans le dossier du collaborateur.
Contrat signé hors délai légal
Dans de nombreux cas, les entreprises ont recours à l’intérim car elles doivent pourvoir à un besoin urgent de personnel et bien souvent, la rédaction et la signature du contrat ne sont pas prioritaires.
Et pourtant, négliger cette formalité administrative peut couter chère.
Quelles sont les sanctions ?
La principale sanction d’un contrat de mission non signé ou signé hors délai est la requalification du contrat en CDI et la condamnation au versement de sommes en lien avec un licenciement sans cause réelle et sérieuse ou le potentiel versement de dommages et intérêts. Au-delà de cette requalification du contrat, le risque est l’ouverture d’un contentieux prud’homal qui est à la fois couteux d’un point de vue financier, mais aussi en termes de marque employeur.
Comment les éviter ?
Pour éviter ce type d’erreur, vous pouvez instaurer différents niveaux de contrôle. Tout comme pour les DPAE, vous pouvez exiger une copie signée du contrat avant la prise du poste du collaborateur ou au plus tard dans les 48 heures suivantes. Idem lors de tout renouvellement de contrat, vous pouvez programmer des alertes quelques jours avant la fin de la mission et ainsi procéder en toute sécurité à son renouvellement.
L’utilisation d’un logiciel de gestion, comme Peopulse, vous permet de sécuriser cet aspect de vos contrats grâce à des rappels lorsqu’une signature est en attente ou pour répertorier les dates de fin de contrat.
Contrat incomplet ou inexact
Il ne suffit pas de vous assurer que le contrat est signé dans les temps pour éviter tout risque juridique, il faut également veiller à l’exactitude de son contenu. En effet, si le contrat omet de mentionner l’un des éléments obligatoires il sera alors considéré comme non conforme.
Quelles sont les sanctions ?
Les principaux risquent liés à cette erreur sont la nullité du contrat ainsi que la requalification de ce dernier en CDI.
Comment les éviter ?
Bien que les ETT soient des expertes en la matière et disposent de toutes les ressources juridiques nécessaires pour établir des contrats conformes, nul n’est à l’abri d’un oubli ou d’une coquille.
Pour vous assurer de la conformité des contrats, nous vous conseillons de toujours en demander une copie et de relire attentivement ce dernier.
Non respect du délai de carence
Le délai de carence est l’une des principales problématiques dans la gestion de l’intérim. À qui appliquer ce délai de carence ? Pour quelle durée … Autant de possibilités d’erreurs et de risques financiers et/ou juridiques.
Quelles sont les sanctions ?
Redressement URSSAF et requalification du contrat en CDI sont les principales sanctions en cas de non-respect des délais de carence.
Comment les éviter ?
Une planification des besoins en amont, ainsi qu’une centralisation de la gestion de l’intérim sur une plateforme dotée d’indicateurs et de tableaux de bord vous permet de piloter votre intérim tout en veillant au respect de la législation en matière de délai de carence.
En adoptant une démarche structurée, en outillant vos processus et en formant vos équipes aux fondamentaux, vous pouvez sécuriser l’ensemble de votre gestion de l’intérim.
Mieux encore : vous gagnerez en efficacité, en traçabilité et en maîtrise des coûts.
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