Si l’intérim est si plébiscité par les entreprises, c’est parce qu’il leur offre une flexibilité précieuse dans ces temps d’incertitude et d’instabilité professionnelle, mais cette souplesse n’est pas sans contrepartie.
En effet, l’intérim est régi par une réglementation stricte afin de protéger les travailleurs temporaires de cette forme de travail dite précaire. Or, dans la pratique, de nombreuses entreprises pensent être en conformité jusqu’au jour où. Que cela soit à la suite d’un contrôle URSSAF, d’un litige ou encore d’une requalification les risques sont réels et sécuriser son process intérim est un impératif.
Pour vous y aider, nous avons préparé une checklist vous permettant de maîtriser chaque étape administrative et juridique de votre process intérim.
Motifs de recours à l’intérim : un usage encadré par le Code du travail
Lorsque l’on souhaite recourir à un contrat en intérim, le premier point de conformité à vérifier est celui du motif. Il vous faut donc vous assurer que le motif pour lequel vous souhaitez embaucher un intérimaire le permet bien.
Le Code du travail prévoit qu’une entreprise utilisatrice ne peut faire appel à un collaborateur intérimaire que dans certaines situations bien précises. En effet, le principe même de l’intérim est qu’il s’agit d’une forme temporaire de travail. De ce fait, l’intérim ne peut avoir pour finalité de pourvoir durablement à un poste lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise.
L’intérim est donc autorisé dans le cadre :
- Du remplacement d’un salarié (mais seulement lors de certaines absences).
- En cas d’accroissement temporaire d’activité.
- S’il s’agit d’un emploi saisonnier.
- S’il est d’usage, pour le secteur d’activité, de ne pas recourir à un CDI.
Mais il ne s’agit pas non plus de mentionner un motif qui entre dans les cases, sans pour autant s’assurer qu’il ne soit réellement justifié. Car dans ce cas, ou en cas de mention trop vague, l’entreprise s’expose à un risque de requalification du contrat.
Les questions à se poser
Ce risque peut facilement être évité si vous vous posez les bonnes questions. Alors avant de vous engager dans la voie de l’intérim, prenez quelques instants pour vous assurer que :
- Le motif de recours à l’intérim répond à un besoin réel et qu’il soit en conformité avec les cas d’usage prévus par le Code du travail.
- Le poste occupé par le collaborateur intérimaire est bien temporaire et non structurel.
Contrats et formalités : respect des délais et mentions obligatoires
À l’inverse du contrat en CDI, l’intérim est soumis à certaines obligations en matière de contrat, aussi bien sur les éléments à intégrer que sur les délais de signature.
En effet, en plus du contrat de mise à disposition conclu entre l’entreprise utilisatrice et l’entreprise de travail temporaire, la signature d’un contrat de mission entre l’ETT et le collaborateur intérimaire est également requise.
Ce dernier doit impérativement être signé au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant le début de la mission et il doit reprendre les informations suivantes :
- Reprise des mentions du contrat de mise à disposition.
- La qualification professionnelle du salarié.
- Les conditions de rémunération.
- La durée de la période d’essai.
- Le nom et l’adresse de la caisse de retraite complémentaire et de l’organisme de prévoyance.
- Une clause mentionnant qu’à l’issue de la mission l’embauche par l’EU n’est pas interdite.
- Une clause mentionnant que le rapatriement est à la charge de l’ETT, si la mission s’effectue hors du territoire métropolitain.
Bien que l’employeur soit l’agence de travail temporaire, l’EU doit s’assurer que ces obligations ont été remplies, car en cas de contrôle ou d’incident elle peut être tenue conjointement responsable.
Il en est de même en ce qui concerne la transmission par l’ETT de la DPAE qui doit être réalisée et transmise avant toute prise de poste.
Les questions à se poser
Avant chaque démarrage de mission, assurez-vous auprès de l’agence d’intérim que :
- Le contrat de travail a bien été signé. Si non, que celui-ci a bien été rédigé et transmis au collaborateur intérimaire. Puis vérifier sa réception signée dans les délais impartis.
- L’ensemble des mentions obligatoires ont été correctement renseignées dans le contrat.
- La DPAE a été réalisée avant l’arrivée sur site du collaborateur, mais qu’elle a aussi été transmise.
En fonction du nombre de contrat intérimaire, gérer ce travail peut vite devenir fastidieux. Dans ce cas, le recours à une solution de gestion de l’intérim digitalisée, comme Peopulse, peut vous aider à sécuriser ces formalités via des alertes automatiques et l’archivage des documents.
Renouvellements et délais de carence : anticiper pour éviter (limiter) les risques
L’intérim ne devant pas permettre à une entreprise de pourvoir de façon durable un emploi permanent de son organisation, des règles spécifiques de durée, de possibilité de renouvellement et de délai de carence entre deux contrats ont été mises en place.
En fonction du motif du recours, des modalités d’embauche du collaborateur intérimaire et du secteur d’activité des règles spécifiques peuvent s’appliquer tant sur la durée des contrats que sur la possibilité même de proposer une prolongation du contrat et de la période de carence. Ces spécificités complexifient, un peu plus encore, une gestion administrative qui se doit d’être rigoureuse ; et ce, afin d’éviter tout risque financier et/ou juridique.
Les questions à se poser
Afin de limiter au maximum les risques, il est conseillé d’anticiper au maximum les possibilités de renouvellement du contrat en les incluant dès l’émission du contrat de mission original.
De même un système de suivi des missions est un outil indispensable pour veiller au respect des délais de carence. Pour vous aider dans ce pilotage, voici quelques questions à vous poser :
- Une clause de renouvellement est-elle incluse dans le contrat de mission ? Si non, un avenant de prolongation a-t-il été établi avant la fin de la mission ? Le renouvellement a-t-il été signé ?
- Le poste occupé répond-il à un besoin permanent ?
- Le délai de carence a-t-il été appliqué ?
Recourir à un outil de gestion de l’intérim tel que Peopulse vous permet de sécuriser l’ensemble de ces questions grâce à des alertes automatiques de fin de mission et de respect des délais de carence.
Accueil sécurité : une responsabilité de l’entreprise utilisatrice
Bien que le collaborateur intérimaire ne soit pas un salarié direct de l’EU, cette dernière a tout de même une responsabilité en ce qui concerne sa santé et sa sécurité.
C’est pourquoi, l’intérimaire doit bénéficier, lors de sa prise de poste, d’un accueil sécurité. Cet accueil doit notamment comprendre :
- Une présentation des consignes de sécurité.
- Une explication des différentes procédures en vigueur au sein de l’entreprise.
- Une formation à la sécurité notamment en cas d’utilisation de machine et/ou d’exposition à certains risques (entreprise classée sèves, …).
Un simple défaut d’information peut conduire à un incident ou un accident dont l’entreprise utilisatrice sera tenue pour responsable.
Les questions à se poser
L’accueil sécurité ne doit pas être une simple formalité, le contenu doit permettre aux collaborateurs intérimaires d’accéder aux informations essentielles à leur sécurité.
Pour vous assurer de la qualité de cet accueil, voici quelques questions à vous poser :
- Le collaborateur a-t-il reçu une information sécurité à son arrivée ? Si oui, est-il apte à remplir ses fonctions en toute sécurité ?
- A-t-il eu connaissance des consignes de sécurité en cas d’incendie ?
- Un référent ou un manager lui a-t-il été clairement assigné ?
- Lui a-t-on fourni les EPI adéquats ?
Égalité de traitement et conditions de travail : une obligation à ne pas négliger
En vertu du principe d’égalité de traitement entre collaborateur intérimaire et salarié permanent de l’entreprise occupant un même poste, l’EU doit s’assurer que les intérimaires bénéfices des mêmes avantages en matière de rémunération que les salariés.
Ainsi, la rémunération fixe, le paiement de certaines primes, l’accès au restaurant d’entreprise, aux transports ou à certains avantages, sauf dans certains cas spécifiques, doivent également s’appliquer aux collaborateurs intérimaires.
Les questions à se poser
Dans ce domaine, la conformité est autant sociale que juridique et demande donc une attention toute particulière.
Vous pouvez alors vous questionner sur les points suivants :
- La rémunération des intérimaires est-elle alignée avec celles des salariés permanents occupant un poste équivalent ?
- Ont-ils accès aux avantages collectifs applicables dans l’entreprise ?
- Existe-t-il des écarts de traitement sans justification légale ?
Traçabilité et documentation : pouvoir répondre en cas de contrôle
Une gestion conforme de l’intérim est une gestion qui est en mesure de justifier les décisions prises.
Cela implique donc de conserver l’ensemble des documents liés à la vie de l’intérimaire au sein de l’EU : DPAE, contrats, avenants, rémunération, accueil sécurité, etc.
Les questions à se poser
En cas de contrôle ou de litige, il se peut que l’absence de document soit plus problématique que le manquement lui-même.
Il vous faudra donc vous assurer que :
- Chaque contrat et avenants ait bien été signé et archivé.
- Les DPAE ont bien été réalisées.
- Le collaborateur intérimaire a bien reçu l’accueil sécurité et qu’il possède les autorisations et formations nécessaires à la bonne tenue de ses fonctions.
Ce travail peut s’avérer extrêmement chronophage et compliqué à tenir dans la durée. Pour simplifier cette tâche et assurer votre conformité, vous pouvez opter pour une gestion automatisée de votre intérim.
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