Pour une entreprise, il n’est pas rare de recourir à des outils dits « maison » afin d’assurer la gestion de leur intérim, c’est ce que l’on appelle les solutions Do It Yourself telles que : tableaux Excel, dossiers partagés, échanges par e-mail, etc.
Ce fonctionnement DIY est généralement considéré comme suffisant tant que le volume d’intérim reste limité. Mais dès que le nombre de missions croît, dès que l’on multiplie le nombre d’agences fournisseurs, les exigences réglementaires s’accentuent et les limites de ces solutions maison apparaissent rapidement : erreurs, pertes d’informations, retards contractuels, absence de visibilité sur les coûts, etc.
Afin de pallier à ces problèmes, des solutions spécialisées comme Peopulse proposent une gestion structurée, automatisée et sécurisée de l’intérim. Plus qu’un simple outil numérique, l’adoption d’une solution de gestion de l’intérim transforme ce suivi en un véritable pilotage stratégique.
L’objectif de cet article n’est pas d’opposer solution gratuite et payante, mais bien d’analyser ce qui distingue une gestion « maison » d’une gestion outillée en termes de performance, de conformité et de maîtrise budgétaire.
Les solutions DIY : utiles pour commencer, limitées pour durer
Quelle que soit la solution DIY utilisée (Excel, fichiers partagés, …) elle aura pour principal avantage de répondre à un besoin de simplicité. En effet, facilement accessibles, personnalisables, utilisées et maîtrisées par tous ou presque, elles sont généralement le premier réflexe en termes de gestion de l’intérim.
Pour une entreprise n’ayant que peu de missions ou une gestion ponctuelle de l’intérim, cela peut paraître amplement suffisant. Cependant, ces outils ne sont pas conçus pour gérer des process aussi réglementés que ceux liés à l’intérim. Certes, ils stockent l’information, mais ils ne sécurisent ni les délais, ni les validations ni la conformité des missions.
Au fil du temps, ou encore à mesure que les besoins en intérim s’intensifient, le risque d’erreur, de pertes d’informations et de non-conformité augmente. Un fichier qui n’est pas mis à jour ou un mail non lu peut entraîner un retard ou même un oubli dont les conséquences iront bien au-delà de la simple imprécision administrative.
Bien qu’utiles et ayant l’avantage de répondre rapidement à un besoin, les limites de ces outils sont rapidement atteintes et la question d’une solution digitalisée de l’intérim prend alors tout son sens.
Performance et fiabilité : gestion manuelle VS pilotage automatisé
L’une des principales limites des solutions DIY est l’absence d’automatisation. En effet, ici, tout repose sur la rigueur et la vigilance des équipes (et parfois même d’une seule et même personne) : saisie des données, relance des agences, gestion des heures et des contrats, …
À l’inverse, l’utilisation d’une plateforme spécialisée comme Peopulse permet de structurer et de sécuriser le workflow : émission des besoins, centralisation des documents, alertes automatiques en cas de contrat en attente, d’échéance imminente ou de non-respect des délais de carence, …
Grâce à cet outil, les tâches critiques ne reposent plus sur la vigilance et/ou la mémoire des collaborateurs, mais bien sûr un système pensé et conçu pour éviter les oublis et sécuriser les pratiques.
Conformité : un enjeu que les outils manuels ne peuvent garantir
La conformité est l’un des points centraux où se joue la différence entre gestion « maison » et gestion « outillée » de l’intérim. En effet, en la matière, les obligations sont strictes : DPAE à transmettre avant le début de la mission, signature du contrat sous deux jours ouvrés maximum après le début de la mission, respect des motifs de recours, délai de carence entre deux missions, etc.
Avec des outils « maison » le respect de ces obligations repose exclusivement sur l’humain, du moins du côté de l’entreprise utilisatrice. Or, un seul oubli peut entraîner des répercussions tant juridiques que financières. Aucun tableau Excel ne sera en mesure d’alerter en cas de manquement d’une pièce contractuelle, tout ne repose que sur la connaissance et l’attention de la personne en charge du suivi. Que se passe-t-il en cas d’absence ? De départ du collaborateur ?
Les solutions telles que Peopulse intègrent des mécanismes de contrôle qui vous alertent en temps réel, et même en amont, en cas de pièces manquantes, d’approche de fin de mission et en termes de délai de carence. Cette vigilance intégrée permet de réduire considérablement les risques liés à l’usage de l’intérim en entreprise.
RGPD et protection des données : un enjeu souvent sous-estimé
La gestion de l’intérim requiert la collecte et le traitement de nombreuses données à caractère personnel : identité, coordonnées, données contractuelles, informations éventuelles en lien avec la santé, etc. Ces données sont soumises au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui impose des obligations strictes en matière de collecte, de stockage, d’accès et de conservation.
Au sein des entreprises qui utilisent des solutions DIY (telles qu’Excel, mails et dossiers partagés) la maîtrise de cette obligation devient complexe, voire impossible. En effet, les données sont parfois dupliquées, stockées sans durée de conservation définie et même parfois conservées au-delà de leur utilité légale. De plus, ces données sont généralement accessibles à un nombre important d’utilisateurs qui n’ont pas toujours la nécessité d’y accéder. En cas de contrôle ou de demande d’un intérimaire, il peut être difficile de répondre précisément aux obligations légales en lien avec l’origine, l’usage ou la suppression des données.
L’utilisation de plateforme spécialisée dans la gestion de l’intérim permet de structurer cette obligation en lien avec la RGPD, notamment en assurant un contrôle des accès aux données, leur centralisation, leur stockage ainsi que la durée de leur conservation.
Pilotage financier : du suivi des coûts à l’optimisation budgétaire
Si un outil comme Excel permet de réaliser facilement et simplement un suivi des heures et/ou des montants facturés, il ne permet pas d’analyser les données en profondeur. Et selon vos connaissances, il ne permet pas non plus de réaliser des comparatifs de performance entre les agences.
Or, le pilotage de l’intérim requiert plus qu’un simple suivi des dépenses, il nécessite l’élaboration et le suivi de KPIs. Avec Peopulse, les équipes sont à même de paramétrer et de générer une multitude de KPIs qui leur permettront d’obtenir une vision globale de l’intérim. L’intérim n’est plus seulement une ligne de dépense pour l’entreprise, il devient un levier de performance et de croissance.
Temps de gestion et productivité des équipes
Le temps passé à relancer l’agence, à vérifier les heures ou à les corriger ne se voit pas nécessairement au premier regard et ne pose pas foncièrement problème jusqu’à ce que ce travail ne finisse par représenter une part non négligeable du temps de travail des équipes en charge de la gestion de l’intérim. Avec une gestion DIY, chaque étape est manuelle ce qui demande donc du temps.
L’utilisation d’une plateforme de gestion de l’intérim centralise les flux, automatise les validations et partage les données et les tâches entre les différents interlocuteurs. La circulation et la complétion des informations deviennent fluides et les équipes peuvent alors se concentrer sur l’analyse plutôt que sur la saisie, le suivi et le contrôle des données.
Conclusion
Comme nous avons pu le voir au travers de notre article, les outils DIY ont leur utilité et leurs avantages, mais ils ont également des limites qui sont rapidement atteintes et d’autant plus lorsque l’intérim devient un mode de gestion régulier et à part entière au sein de l’entreprise.
Si le DIY permet de documenter et de collecter les informations, il ne permet pas de sécuriser ni de piloter l’intérim. En passant à une solution spécialisée de gestion comme Peopulse, l’entreprise se dote d’un outil qui lui permet de centraliser, d’automatiser, de fiabiliser et faire de l’intérim un véritable levier de performance.
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