21 millions, c’est le nombre de contrats d’intérim qui ont été conclus en 2018 selon la Direction de l’Animation de la Recherche des Études et des Statistiques (DARES).
Recrutement, signature des contrats, suivi juridique, administratif et financier… la gestion des intérimaires au sein d’une entreprise exige une rigueur irréprochable et s’avère être particulièrement chronophage. Alors que de plus en plus de sociétés font le choix de digitaliser leurs processus RH, s’équiper d’un logiciel de gestion de l’intérim apparaît aujourd’hui indispensable.
Raison n°1 : respecter la réglementation
Complexifié par la relation tripartite sur laquelle il repose, le travail temporaire est réglementé par le Code du Travail. Le non-respect des obligations définies par la loi peut exposer l’agence d’intérim ainsi que l’entreprise utilisatrice à de lourdes sanctions. Pour limiter considérablement les risques juridiques liés à l’accueil du personnel intérimaire, il peut alors être intéressant d’opter pour une plateforme de gestion de l’intérim.
En effet, grâce à la signature électronique des contrats de travail, il devient plus aisé de respecter les délais prévus par la loi.
Avec une plateforme aux fonctionnalités avancées – telle que Peopulse par exemple ; ) – vous profitez en outre d’un coffre-fort électronique permettant un archivage entièrement sécurisé de vos contrats qui peuvent être retrouvés à tout moment en cas de litige. C’est la garantie d’avoir des dossiers à jour en toutes circonstances.
Vous pouvez également garder un œil vigilant sur chaque mission, suivre l’ancienneté d’un intérimaire, les renouvellements de contrat, les modalités de rémunération et les délais de carences afin de vous assurer que vous êtes en conformité avec la réglementation. Enfin, grâce au contrôle automatisé, vous êtes même alertés par des notifications !
Raison n°2 : gagner du temps
De l’expression du besoin à la facturation et au reporting, la gestion de l’intérim est particulièrement chronophage. Il faut en moyenne un gestionnaire RH à temps plein pour gérer 50 à 80 ETP en intérim. En offrant la possibilité à vos équipes d’optimiser certaines tâches à faible valeur ajoutée, un logiciel de gestion de l’intérim permet donc de gagner un temps précieux (pouvant atteindre 50 %). Ce gain de temps s’observe à différents niveaux, aussi bien avant l’arrivée de l’intérimaire qu’au cours de sa mission et après son départ.
En amont de la mission
Avec un logiciel, les demandes d’intérimaires sont effectuées en ligne et envoyées aux agences d’intérim instantanément, accompagnées de tous les éléments utiles. Exit les interminables allers-retours par e-mail ou téléphone, place à une structuration intelligente des informations. Par conséquent, les entreprises de travail temporaire se montrent plus réactives et plus efficaces : elles proposent rapidement des candidatures pertinentes et établissent des contrats conformes.
Au cours de la mission
Les contrats et les avenants étant signés électroniquement, toutes les informations importantes sont centralisées en un seul et même endroit. Par ailleurs, il est possible de renseigner le nombre d’heures effectuées par chaque intérimaire directement sur le logiciel. Cette action peut même être automatisée pour les entreprises disposant d’un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA). In fine, le suivi de la mission est donc grandement simplifié, le nombre de litiges est fortement réduit et la sérénité du service juridique est préservée.
À l’issue de la mission
Dématérialisées, les factures reçues sont automatiquement comparées avec la préfacturation qui a eu lieu en amont. S’il existe un écart résiduel, celui-ci est détecté par le logiciel et l’entreprise en est immédiatement informée. D’ordinaire très chronophage en raison du volume important de factures à traiter, cette étape de contrôle se déroule en quelques secondes seulement avec une plateforme de gestion performante !
Raison n°3 : réduisez vos dépenses
Évidemment, la comparaison automatique entre les préfactures et les factures contribue également à réduire les dépenses de l’entreprise et à simplifier la mission des acheteurs et contrôleurs financiers. Par ailleurs, le paramétrage des accords-cadres et du règlementaire de paie offre une meilleure lisibilité et un contrôle accru du budget.
Avec Peopulse, les gains annuels peuvent atteindre 1,5 % du budget intérim global ! Pour une entreprise qui dépense 10 millions d’euros en employant 200 ETP en intérim, cela représente donc une économie de 150 000 euros par an.
Raison n°4 : optimisez votre reporting
Un logiciel de gestion de l’intérim complet propose des fonctionnalités avancées de reporting. Elles permettent d’obtenir des informations qualitatives et quantitatives précises (effectifs, durée moyenne des contrats, dépenses, qualité fournisseurs…) utiles aussi bien aux RH qu’aux fonctions achats, juridiques et finances.
Disponibles à tout moment, ces données représentent de précieux indicateurs, indispensables pour mener correctement des revues de performances semestrielles ou annuelles. Par ailleurs, elles peuvent également être essentielles pour affiner vos appels d’offres : en ayant une meilleure compréhension de vos besoins et de votre activité, vous obtiendrez nécessairement des réponses plus pertinentes de la part des agences d’intérim.
Raison n°5 : améliorez vos relations fournisseurs
En 2018, on dénombrait 11 853 agences d’emploi réparties sur l’ensemble du territoire français. S’il est souvent essentiel de faire appel à plusieurs entreprises de travail temporaire afin de dénicher les meilleurs talents, le fait d’avoir une multiplicité de fournisseurs peut toutefois représenter un véritable casse-tête en termes de gestion.
En offrant la possibilité de définir un cadre de fonctionnement commun, un logiciel de gestion de l’intérim contribue ainsi à améliorer la qualité et l’efficacité de la relation fournisseurs.
Par ailleurs, en bout de ligne, ces fondements communs permettent au département finance de l’entreprise utilisatrice de recevoir des provisions plus fiables et des factures plus lisibles. De ce fait, les litiges se font plus rares et c’est tout le processus qui s’en trouve amélioré !
Avec un million de contrats gérés par an, Peopulse est expert dans la gestion du travail temporaire. Pour découvrir la solution et ses nombreuses fonctionnalités, c’est par ici !
