La question de l’intérim est centrale au sein des entreprises qui y ont recours, car elle représente souvent un enjeu stratégique majeur pour ces dernières. Mais l’intérim répond également à des exigences strictes de conformité et peut vite représenter un coût non négligeable.
Parmi les modèles organisationnels possibles, celui de l’agence centrale, parfois appelée « master vendor », connaît un intérêt croissant. Il consiste à confier la majorité, voire la totalité, des besoins intérimaires à une seule agence référente. L’objectif de cette pratique : simplifier la gestion, harmoniser les pratiques et gagner en efficacité.
Bien que ce modèle présente des avantages certains, il n’est pas exempt pour autant de risques. En effet, l’unicité d’interlocuteur peut, certes, favoriser la coordination, mais il peut également créer une dépendance. L’harmonisation tarifaire peut, quant à elle, améliorer la visibilité budgétaire, mais elle limite la concurrence et donc l’optimisation des tarifs.
À travers cet article, nous vous proposons une analyse claire des bénéfices et des limites de l’agence centrale pour que vous puissiez faire votre choix en toute connaissance de cause.
L’agence centrale, qu’est-ce que c’est ?
L’agence centrale, parfois également désignée sous l’appellation d’agence référente, repose sur un principe de centralisation du pilotage de l’intérim. Concrètement, l’entreprise utilisatrice confie la gestion de l’ensemble de ses besoins en travail temporaire à un interlocuteur unique, chargé de coordonner les demandes, de sécuriser le cadre contractuel et de piloter l’ensemble de la relation intérim.
À noter, que les entreprises utilisatrices peuvent faire appel à plusieurs agences centrales afin de couvrir l’ensemble de leurs besoins en intérim. Ainsi, elles peuvent tout à fait sélectionner deux agences référentes entre lesquelles elles ventileront leurs besoins et qui en centraliseront la gestion.
Le modèle d’agence centrale peut s’articuler autour deux schémas. Pour le premier, l’agence centrale se charge elle-même du recrutement et de la mise à disposition des intérimaires, elle gère la relation de A à Z. Pour le second, l’agence centrale, si elle reste le point de contact central de l’EU, se dotera d’un réseau d’agences partenaires afin de répondre à l’ensemble des besoins. Ainsi, elle déléguera tout ou partie du recrutement des intérimaires, mais restera en charge de la coordination, du suivi des missions et de la communication avec l’entreprise cliente.
Ce modèle présente un intérêt particulier pour les organisations multisites ou disposant de besoins variés, car il permet de bénéficier d’un pilotage centralisé tout en mobilisant un maillage territorial ou sectoriel plus large.
Les avantages de l’agence centrale
Un interlocuteur unique pour une gestion simplifiée
L’avantage qui vient immédiatement en tête lorsque l’on parle d’agence centrale est celui de la simplification des relations opérationnelles, grâce à l’interlocuteur unique. Avec un seul point de contact, les échanges sont plus fluides, les délais de réponse réduits et les circuits de validation plus clairs. Pour les services RH et Achats, cela signifie une diminution de la gestion des urgences, une diminution des temps de traitement administratif et une coordination améliorée entre les différents acteurs de l’intérim.
L’agence centrale permet également une harmonisation des pratiques entre les services et les sites ; ce qui garantit une cohérence dans le traitement des demandes.
Harmonisation des tarifs et maîtrise budgétaire
Le second avantage mis en avant en cas de gestion de l’intérim via l’agence centrale est celui de la négociation d’un accord-cadre couplé à la mise en place de coefficients de gestion harmonisés.
En effet, en bénéficiant d’une grille tarifaire claire et connue dès le départ, l’entreprise bénéficie d’une visibilité financière accrue et d’une maîtrise des coûts qui peuvent être mises à mal lorsque cette dernière fait appel à différentes agences.
Traçabilité et conformité renforcées
En termes de gestion administrative, l’intérim est un secteur régi par de nombreuses normes. Il est donc essentiel de s’assurer du respect de ces normes. Le modèle d’agence centrale permet de structurer au mieux ce process et ainsi de sécuriser au maximum la gestion documentaire.
Dans un environnement multi-agences, le risque d’oubli d’une DPAE, d’une transmission tardive de contrat ou autre est plus élevé. L’agence centrale, en tant que partenaire principal, est davantage impliquée dans la formalisation des procédures et dans le respect des obligations légales.
Les limites et risques de l’agence centrale
La dépendance à un seul fournisseur
Le principal risque de l’agence centrale se trouve dans la dépendance que cela induit. En confiant l’ensemble des besoins en intérim à un seul partenaire, l’entreprise réduit sa capacité à challenger les prestations, à faire jouer la concurrence en matière de tarif et de réaction en cas d’une éventuelle baisse de la qualité des profils proposés.
Si l’agence centrale rencontre des difficultés : disponibilité des profils, allongement des délais de mise à disposition, manquement dans le suivi administratif, … l’entreprise utilisatrice peut se retrouver sans solution de recours immédiat et ainsi fragiliser son activité.
Un possible rallongement des délais et une perte de maîtrise des profils
Si l’agence centrale s’appuie sur un réseau d’agence partenaires, elle est alors en mesure de proposer une grande diversité de profils et de compétences. Toutefois, cette organisation peut présenter un inconvénient en matière de délais de mise à disposition et de maîtrise opérationnelle.
En effet, lorsque l’agence centrale ne source pas directement le candidat, elle doit relayer la demande auprès d’une ou plusieurs agences de son réseau, puis centraliser les retours avant de proposer un profil à son entreprise cliente. Cette étape intermédiaire peut allonger les délais de traitement, en particulier sur des besoins urgents ou très spécifiques.
Par ailleurs, même si l’agence centrale reste responsable de la relation client, elle ne maîtrise pas toujours le processus de sélection mené par l’agence délégataire. Cela peut limiter sa capacité à garantir, de manière immédiate, l’adéquation fine du profil proposé avec les exigences opérationnelles du poste, notamment sur des métiers techniques ou à forte expertise.
L’absence de levier concurrentiel
Placer les différentes agences en situation de concurrence permet généralement d’obtenir des prestations supplémentaires tout en bénéficiant d’un tarif préférentiel. De même, si vous travaillez avec plusieurs agences ces dernières auront tendance à être bien plus réactives.
Ainsi, en supprimant ce levier concurrentiel, l’entreprise utilisatrice perd un élément de contrôle indirect tant sur les coûts que sur la qualité et la rapidité de la prestation.
Dans quel cas l’agence centrale est-elle pertinente ? Et dans quels cas ne l’est-elle pas ?
Le modèle de l’agence centrale semble particulièrement intéressant pour les entreprises ayant besoin de formaliser et d’unifier leur process de gestion de l’intérim ; ainsi que celle ayant de forts enjeux de sécurisation des process.
Ainsi, il apparaît pertinent d’intégrer le modèle d’agence unique auprès d’organisations multisites et/ou multi-filiales qui nécessitent une standardisation des process. Mais aussi auprès d’organisations ayant une volumétrie d’intérim importante et qui doivent alors supporter une forte charge administrative.
À l’inverse, pour des organisations devant faire preuve d’une réactivité maximale et/ou couvrant un large périmètre de métier, conserver un modèle multi-agences semble plus pertinent. Il l’est également lorsque les organisations n’ont pas un fort besoin en intérim, le modèle multi-agences permet alors de bénéficier du levier concurrentiel et ainsi obtenir des tarifs plus intéressants.
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