Au cœur de la stratégie de promotion de la marque employeur, mais aussi de fidélisation des talents, l’onboarding revêt une importance toute particulière au sein des entreprises. Et si l’intégration des collaborateurs permanents ne fait plus débat, la question peut encore se poser en ce qui concerne les collaborateurs intérimaires.
Pourtant, non seulement le Code du travail, par ses articles L. 1251-18 et L. 1251-43 alinéa 6, impose une égalité de traitement entre salariés permanents et collaborateurs intérimaires au sein de l’entreprise utilisatrice, mais leur bonne intégration, ou non, aura également des impacts sur votre image et plus important encore sur votre productivité.
Ainsi, l’intégration des collaborateurs intérimaires se révèle tout aussi stratégique que celle de vos salariés permanents ; mais pour autant l’onboarding est-il exactement le même ?
Dans notre article, nous vous présentons les 5 étapes clés d’une intégration réussie ; que vous pourrez moduler en fonction de la nature, de la durée et de la fréquence des missions de vos collaborateurs intérimaires.
Étape 1 : Préparer son arrivée en collaboration avec l’ETT
Si la partie administrative inhérente au recrutement du collaborateur intérimaire est à la charge de son employeur, l’entreprise de travail temporaire, il est indispensable de vous assurer de la conformité de cette partie.
Ainsi, quelques jours avant le début de la mission assurez-vous que l’ETT dispose de tous les éléments nécessaires à la rédaction du contrat de mission, à savoir :
- Le motif de recours.
- La qualification du collaborateur intérimaire et le descriptif de la mission.
- Les éléments inhérents à la rémunération.
- La durée de la mission, la période d’essai et les dates de souplesse le cas échéant.
- L’ensemble des équipements de protection individuelle obligatoires si la mission le requiert.
- L’horaire de travail et le lieu d’exécution de la mission.
Au-delà de fournir de simples informations à l’ETT, vous pourrez travailler de concert avec elle afin de lister précisément les EPI dont disposent le collaborateur intérimaire et ceux qu’il faudra lui fournir dans le cadre de sa mission.
Demandez également confirmation auprès de l’ETT sur le fait que :
- Le contrat de mission a bien été signé.
- Le collaborateur connaît le jour et l’heure de démarrage de la mission.
- Le collaborateur sache se rendre sur le lieu de la mission.
Afin de vous aider dans cette démarche, mais aussi pour vous permettre de gagner en temps et en efficacité tout en sécurisant au maximum votre process, vous pouvez utiliser une plateforme de gestion administrative telle que Peopulse. Ainsi, vous serez à même de piloter l’ensemble de vos contrats d’intérim sur un seul outil, quelle que soit l’agence d’intérim.
Étape 2 : Préparer son arrivée au sein de votre entreprise
La préparation de l’arrivée du collaborateur intérimaire ne s’arrête pas à l’aspect administratif et légal de son embauche. Celle-ci se prépare également d’un point de vue opérationnel au sein de l’entreprise utilisatrice.
Mais contrairement à une intégration classique, l’onboarding d’un intérimaire se fait généralement dans un délai court. Ces circonstances auront alors tendance à favoriser oublis et imprévus qui peuvent détériorer la qualité d’accueil.
Afin d’éviter au maximum ces situations, voici quelques points à checker avant l’arrivée de ce nouveau collaborateur :
- Aura-t-il besoin d’une autorisation pour accéder au site ? Faut-il lui préparer un badge ?
- L’accueil (le poste de garde) est-il informé du jour et de l’heure d’arrivée ?
- Qui sera en charge de son accueil ?
- A-t-il besoin d’accès spécifique à notre réseau informatique ?
- De quels équipements et matériels professionnels devra-t-il être équipé ?
- Les équipes sont-elles informées de l’arrivée d’un collaborateur intérimaire ?
Étape 3 : Accueil et présentation du collaborateur intérimaire
Parmi les étapes clés de l’onboarding d’un collaborateur intérimaire, voici l’étape la plus cruciale qui déterminera la qualité de ce dernier.
En effet, la première image est bien souvent la plus importante et celle qui déterminera le reste de votre collaboration. C’est pourquoi, il est indispensable de partir du bon pied et de réserver à ce collaborateur la même qualité d’accueil que pour vos salariés permanents.
Ainsi, il vous faudra prévoir différentes actions et notamment
L’accueil du collaborateur intérimaire
Celui-ci peut être réalisé par le service RH ou par le responsable du service dans lequel le collaborateur sera affecté.
Lors de cet accueil, vous pourrez lui présenter son cadre de travail en réalisant une visite de l’entreprise afin de lui faire (re)découvrir les lieux (vestiaires, restaurant d’entreprise, salle de pause, sanitaires, lieux de stockage, accès au service, …), mais également lui présenter les personnes avec qui il interagira au quotidien.
Cela est également l’occasion de faire un point avec lui sur les missions qu’il devra réaliser, sur les moyens à sa disposition et sur les personnes qui pourront répondre à ses interrogations. Vous pouvez également lui fournir un listing de personne à contacter en cas d’urgence et de problèmes techniques.
Veiller à sa bonne intégration
Il n’est pas toujours évident de s’intégrer à une nouvelle équipe, et d’autant plus lorsque cela est temporaire. C’est alors à vous de faciliter et de favoriser cette intégration en veillant à la création d’un lien social.
Pour ce faire, vous pouvez organiser un petit-déjeuner d’accueil ou même un déjeuner entre membres de l’équipe. Vous pouvez également mettre en place un système de mentorat qui accompagnera plus durablement le collaborateur intérimaire dans son intégration sociale.
Assurez-vous également, lors des premiers jours, que le salarié intérimaire sera invité aux différentes réunions ou événements d’équipes. Intégrez-le également dans les réussites de l’équipe, comme n’importe quel collaborateur.
Le livret d’accueil
Le livret d’accueil est une mine d’informations pour vos collaborateurs permanents et intérimaires amenés à intervenir au sein de votre entreprise.
Ainsi, nous vous conseillons de l’adapter à ce public en y regroupant toutes les informations dont ils doivent avoir connaissance, tel que :
- Règlement intérieur.
- Consignes de sécurité.
- Lieux de vie.
- Horaires et durée du travail.
- …
Inscription au registre unique du personnel
Bien que vous ne soyez pas son employeur, le Code du travail requiert par son article D. 121-23 que les salariés intérimaires soient inscrits au sein du registre unique du personnel.
Le jour de son arrivée, veillez donc à remplir cette obligation légale.
Étape 4 : Formation et sécurité, une étape incontournable !
En tant qu’entreprise d’accueil, vous êtes dans l’obligation de veiller à la sécurité du personnel mis à votre disposition et intervenant au sein de vos locaux. Article L. 4141.2 du Code du travail.
Ainsi, lors de l’onboarding de vos intérimaires, vous devez procéder à un accueil formation et sécurité distincte de la partie « accueil social ».
Cet accueil sécurité doit être réalisé lors de l’arrivée du collaborateur intérimaire et pourra être adapté en fonction de sa mission et des risques auxquels il sera exposé.
En tout état de cause, votre accueil sécurité devra aborder les points suivants :
- Les consignes de sécurité en vigueur au sein de l’établissement et celles liées à son poste.
- Les risques liés à l’emploi occupé.
- Une formation aux règles de circulation en vigueur dans l’établissement, que cela concerne la circulation à pied ou par le biais de véhicules et autres engins de transports.
- Une formation à la conduite à tenir en cas d’incident ou de sinistre, formation aux instructions d’évacuation, notification des issues de sortie et des points de rassemblement.
- Une formation à l’utilisation des EPI et fourniture de ces EPI si besoin.
Les articles L. 4142-2 et L. 4154.2 du Code du travail prévoient également que « les salariés temporaires affectés à des postes de travail présentant des risques particuliers pour leur santé et/ou leur sécurité doivent bénéficier d’une formation renforcée à la sécurité ainsi que d’un accueil et d’une information adaptés à ces risques. »
Mais la sécurité n’est pas le seul aspect sur lequel vous devez former le collaborateur intérimaire, veillez également à le former sur vos outils informatiques et sur vos différents process de travail.
Étape 5 : Inscrire l’onboarding dans la durée
L’intégration du collaborateur intérimaire ne se limite pas à l’accompagner lors de son premier jour de mission. Il nécessite un accompagnement qui s’inscrit dans la durée.
Organisez des points réguliers avec le collaborateur intérimaire afin d’évoquer avec lui son intégration ; a-t-il des interrogations ? Dispose-t-il de toutes les informations nécessaires au bon déroulé de sa mission ? … Ces moments seront l’occasion de répondre à ses questions. Cela sera également l’occasion de détecter d’éventuelles difficultés dans l’exécution des missions et/ou dans son intégration.
Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un rapport d’étonnement spécifique aux collaborateurs intérimaires. A travers celui-ci, ils pourront retranscrire leurs impressions et réaliser des propositions d’amélioration si besoin.
Téléchargez notre « Checklist spéciale Onboarding de vos intérimaires«
