Comment mieux piloter son recours à l’intérim ?

Plusieurs millions d’euros par an, c’est le montant que certaines entreprises dépensent en recourant à l’intérim régulièrement. Ce budget conséquent représente plusieurs centaines, voire milliers, d’équivalents temps plein (ETP/FTE) intérimaires. Voici quelques pistes pour mieux piloter l’intérim et gagner en visibilité sur ce sujet qui échappe parfois aux entreprises.

1/ Définir une politique commune à l’entreprise :

Qui est impacté ?

Au sein d’une organisation, le recours à l’intérim est transversal. En effet, la plupart des services sont impactés lorsqu’un intérimaire est recruté :

• Le département ressources humaines est impliqué dans le processus de recrutement
• Les opérations/le service qui recrute l’intérimaire
• La finance/la comptabilité est en charge de la réception et du contrôle de la facture
• Les achats négocient les conditions tarifaires et suivent la relation commerciale avec les fournisseurs.

Bien identifier les acteurs internes liés aux recrutements intérimaires vous permettra de mobiliser les bonnes personnes aux bons moments.

Définition du processus

Il est important de définir clairement en amont un processus :

• qui est habilité à recruter ?
• qui signe le contrat ? qui renouvelle les missions ?
• qui est en charge de transmettre les heures à l’agence d’intérim ?
• qui reçoit la facturation et la contrôle ?
• qui effectue le reporting ?

Plus le processus est précis, meilleure est la visibilité sur le recours à l’intérim.

Par exemple, dans le cadre d’une organisation avec de nombreux sites et beaucoup de filiales, l’établissement d’un processus commun facilitera la tâche pour le pilotage.

La deuxième option consiste à centraliser les différentes tâches du processus au sein d’une même équipe.

Etablissement d’un panel fournisseurs et d’accords-cadres

Plus le nombre d’intérimaires est important, plus la dépense liée à l’intérim est élevée.

Une centaine d’équivalents temps plein (ETP/FTE) intérimaires correspond à une dépense comprise entre 3 et 5 millions d’euros en fonction des profils recrutés. A partir de ce volume de dépenses, il est intéressant de mettre en place des accords-cadres et de solliciter le marché par le biais d’un appel d’offres.

Il permet d’obtenir une bonne visibilité sur les différents acteurs du marché : agences d’intérim traditionnelles, agences d’intérim spécialisées, agences digitales.

Il permet également de négocier de meilleures conditions tarifaires. Par conséquent, en orientant les sites vers les agences « référencées », la couverture achats deviendra optimale. A terme, cela permet de mieux piloter l’intérim et réduire les dépenses.

Enfin, établir un panel fournisseur renforce la collaboration avec les acteurs sélectionnés : un meilleur suivi est possible avec la mise en place de « revues » régulières ; la connaissance de chacun est approfondie.

Autres options possibles :

• Etablissement de plusieurs rangs avec délais en fonction du type de demande, du bassin d’emploi, etc.
• Mise en place de SLA (ce qui nécessite le déploiement d’une plateforme).

2/ Sensibiliser et former les collaborateurs sur les aspects juridiques

Le recours à l’intérim est encadré juridiquement. Des règles précises doivent être obligatoirement appliquées. Chaque manquement est passible de sanctions.

C’est pourquoi, il est important de sensibiliser les collaborateurs qui recrutent des intérimaires dans leurs équipes.

Des formations régulières, des rappels, des tutoriels sont utiles pour rester dans ce cadre légal. Vous trouverez ci-dessous les points les plus important à respecter (liste non exhaustive)

• Motif de recours : l’intérimaire doit être recruté sur un motif, lui-même lié à une justification.
  Exemple : Accroissement d’activité liée à l’augmentation des commandes N°XXXX
• Parité de traitement: selon les articles L. 1251-18 et L. 1251-43 6° du code du travail, une égalité de rémunération entre les intérimaires et les salariés permanent est requise.
• Durée des contrats, suivi de l’ancienneté : une durée maximale d’un contrat d’intérim est définie car le recours à l’intérim est par définition temporaire. La durée maximale est de 18 mois dans la majorité des cas. Elle peut être de 24 mois dans certains cas précis.
• Nombre de renouvellements : la mission d’un intérimaire ne peut pas excéder deux renouvellements dans la majorité des cas, notamment sur un motif d’accroissement.
• Suivi de la carence : dans la plupart des conventions collectives, un délai de carence est calculé selon la durée du contrat, période pendant laquelle l’entreprise est dans l’impossibilité de recruter un intérimaire sur le poste de travail.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article dédié à ce sujet ici.

3/ Déployer une plateforme de gestion de l’intérim

La dernière étape consiste à déployer une plateforme de gestion de l’intérim comme Peopulse.

Une plateforme permet de digitaliser le processus, de gagner en productivité et en visibilité.

• Optimisation: les actions sont tracées et dans certains cas automatisés. Des actions par lots sont possibles, les documents sont structurés, etc.  Un processus commun est également appliqué avec tous les fournisseurs.
• Maitrise des risques juridiques : les contrats sont signés dans les délais. L’ancienneté, la carence, le nombre de renouvellement ou même les documents obligatoires sont contrôlés.
• Gains financiers : le règlementaire de paie est paramétré et les conditions tarifaires négociées avec chaque fournisseur sont appliquées. Les litiges sont supprimés et le moindre écart de facturation est détecté.
• Reporting : des indicateurs clés sont disponibles et permettent d’évaluer précisément le recours à l’intérim. Un suivi particulier sur la qualité des fournisseurs peut également être effectué.

Conclusion

Nous avons vu que plusieurs étapes sont indispensables pour mieux piloter le recours à l’intérim.

Tout d’abord, il est important d’identifier toutes les parties prenantes et les acteurs impactés par le recrutement d’un ou plusieurs intérimaires.

Ensuite, le processus doit être structuré et harmonisé. Les collaborateurs doivent être sensibilisés, notamment sur les aspects juridiques que l’intérim implique.

Enfin l’utilisation d’un outil est indispensable pour obtenir une meilleure visibilité et automatiser certaines tâches. Pour en savoir plus sur ce sujet, contactez-nous afin d’avoir une présentation complète de nos solutions.