En 2021, le nombre d’équivalents temps plein (ETP) en intérim était de 783 000 selon la Direction de l’Animation de la Recherche des Études et des Statistiques (DARES). Au service de la flexibilité des entreprises, le travail temporaire permet de faire face efficacement à des besoins en recrutement exceptionnels. Toutefois, il s’inscrit dans un cadre précis et obéit à des règles strictes. Pour une gestion efficace de l’intérim, les entreprises doivent donc nécessairement adapter certains de leurs processus.
1 – Formez toutes les parties prenantes
De l’expression des besoins, à la facturation en passant par le reporting, de nombreux services d’une entreprise sont concernés par le recours à l’intérim. Responsable opérationnel, gestionnaire RH, fonction achat, juridique, finance et comptabilité… Tous auront – à un moment précis – un rôle à jouer.
Le travail temporaire étant réglementé par le Code du Travail, il est donc essentiel que l’ensemble de ces acteurs connaissent le cadre légal dans lequel s’inscrit l’intérim ainsi que les règles internes applicables.
Bonne pratique n°1 : mettez en place des formations animées par les Ressources Humaines et n’oubliez pas de les renouveler régulièrement : la législation évolue rapidement. En complément, rédigez un guide des bonnes pratiques auquel vos équipes pourront se référer à tout moment.
2 – Choisissez bien vos fournisseurs
Pour une gestion de l’intérim efficace, il faut savoir s’entourer des bons fournisseurs. Prenez donc le temps d’évaluer les points forts et les points faibles des différentes entreprises et mettez en place des accords-cadres afin de fixer les tarifs.
Bonne pratique n°2 : une fois la collaboration initiée avec l’ETT, n’hésitez pas à organiser plusieurs fois dans l’année des réunions de suivi. Celles-ci permettront d’améliorer les prestations et de régler les éventuels problèmes au fur et à mesure de leur apparition.
Par ailleurs, pensez à renégocier vos accords-cadres au moins tous les 2 ans afin de bénéficier de coefficients de facturation avantageux.
3 – Exprimez clairement vos besoins
Pour bénéficier de la meilleure qualité de service possible, il est essentiel que vous exprimiez vos besoins de façon claire et précise. En effet, des demandes mal formulées ou incomplètes compliquent le travail des agences et occasionnent une perte de temps non négligeable.
Bonne pratique n°3 : afin de ne pas omettre d’informations importantes, appuyez-vous sur la check-list ci-dessous lorsque vous formulez une demande.
- Le site et lieu de travail
- Le motif et la justification du recours
- Les dates de mission
- Les horaires de travail
- La qualification et le taux horaire
- Le nom du responsable hiérarchique
- Les caractéristiques du poste
- Les risques associés
- Les prérequis indispensables (permis, formations, diplômes…)
- Les équipements de protection individuelle (EPI) nécessaires
4 – Justifiez soigneusement vos motifs de recours
Comme le rappel le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion , un contrat de travail temporaire « ne peut avoir ni pour objet ni pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise utilisatrice ». Pour recourir à l’intérim, une entreprise doit donc fournir à l’ETT des informations vérifiables permettant de prouver le caractère exceptionnel du recrutement.
Bonne pratique n°4 : prenez le temps de justifier précisément le motif de votre recours : cela peut éviter bien des litiges. Par exemple, dans le cas du remplacement d’un salarié, vous devez préciser le nom et le poste occupé par la personne remplacée. En cas d’accroissement temporaire de l’activité, vous devez préciser la nature et les causes.
5 – Facilitez l’intégration des intérimaires
Un intérimaire dont on a pris le temps d’assurer l’intégration sera plus impliqué et moins exposé au risque d’accident du travail.
Outre le respect de vos obligations légales en termes d’information et de formation à la sécurité (articles L4141-1 à L4141-4 du Code du Travail), transmettez toutes les informations nécessaires à vos fournisseurs. Premiers interlocuteurs des intérimaires, ceux-ci doivent avoir une parfaite connaissance de votre entreprise et de ses spécificités afin que les prises de poste s’effectuent dans les meilleures conditions.
Bonne pratique n°5 : transmettez aux agences d’emploi un guide complet comprenant le plan d’accès au site, un organigramme, une présentation des postes et activités ainsi que les règles de sécurité applicables.
6 – Signez vos contrats en temps et en heure
Le contrat de mise à disposition qui lie l’entreprise utilisatrice à l’ETT doit être signé dans les deux jours ouvrés suivant le démarrage d’une mission. Afin d’éviter les ennuis, gardez donc un œil vigilant sur l’arrivée des nouveaux intérimaires et vérifiez systématiquement qu’un contrat a bien été signé avec vos fournisseurs pour chacun d’eux.
Bonne pratique n°6 : pour réaliser un meilleur suivi des missions et avoir l’assurance de respecter les délais de signature, optez pour la dématérialisation des contrats.
7 – Respectez la parité de traitement
Au cours de sa mission, le travailleur temporaire dispose des mêmes droits que les collaborateurs permanents de l’entreprise et sa rémunération doit être au moins égale à celle que percevrait un salarié sous contrat à durée indéterminée, de qualification équivalente et occupant le même poste.
Dès lors qu’un contrat de mise à disposition ne comporte pas l’ensemble des éléments de la rémunération du travailleur temporaire, une entreprise s’expose à des sanctions pénales.
Bonne pratique n°7 : afin d’éviter de lourdes erreurs, rédigez un règlementaire de paie complet détaillant l’ensemble de vos modalités de rémunération et partagez- le avec vos fournisseurs.
8 – Transmettez les relevés d’heures régulièrement
Une agence d’intérim est liée à un travailleur temporaire par un contrat de mission. En tant qu’employeur, elle doit donc être informée des heures effectuées par le salarié afin de pouvoir établir sa fiche de paie.
En transmettant, dans les meilleurs délais, les relevés d’activité des intérimaires aux agences avec lesquelles vous collaborez, vous renforcerez la relation triangulaire qui vous lie.
Bonne pratique n°8 : envoyez les relevés d’heures chaque semaine et traitez les éventuelles réclamations au fur et à mesure de leur réception.
9 – Fluidifiez les renouvellements de missions
En entreprise, il n’est pas rare que des managers renouvellent les missions des intérimaires sans en avertir le service des ressources humaines. En plus d’exposer la société à des poursuites, de tels oublis perturbent le partenariat établi avec les agences d’emploi.
Bonne pratique n°9 : pour pallier ce type de problème, travaillez sur la communication entre les opérationnels et les RH. Selon une étude de l’Association Française de Communication Interne (Afci), 63% des communicants estiment qu’il faut placer les managers au cœur de la communication de l’entreprise.
Vous pouvez également utiliser un système d’alertes afin de ne plus jamais oublier de prolonger un contrat.
10 – Respectez les délais de carence
Pour que le recours au travail temporaire ne soit pas utilisé en réponse à un besoin permanent, la législation interdit aux entreprises de pourvoir successivement deux missions d’intérim sur un même poste. Un délai de carence doit être respecté. Pour être en conformité avec la loi, il est donc important de bien connaître ses modalités de calcul, aussi subtiles que complexes.
Bonne pratique n°10 : lors de chaque nouvelle demande, vérifiez bien qu’aucune mission n’a précédemment eu lieu sur le même poste et pour le même motif. Dans le cas inverse, respectez le délai de carence avant de reprendre un intérimaire sur ce poste.
Bonus : utilisez une plateforme de gestion de l’intérim
Complétez vos bonnes pratiques par la mise en place d’un logiciel de gestion de l’intérim qui vous permettra d’automatiser de nombreuses tâches – grâce à des contrôles de conformité ou des alertes – et de sécuriser ainsi votre recours au travail temporaire.
Diminution des risques juridiques, réduction des dépenses, optimisation de la productivité, amélioration de la relation fournisseurs… les bénéfices associés à un tel outil sont nombreux et profitent à chaque service de l’entreprise.
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