Dans la grande majorité des cas, les entreprises ont recours à l’intérim afin de répondre à un besoin urgent de main-d’œuvre, et ce que ce besoin soit lié à une absence, à une difficulté de recrutement ou à un pic d’activité. L’intérim apparaît alors comme une solution rapide et flexible.
Si l’on sait que l’intérim peut représenter un coût, une gestion mal maîtrisée peut rapidement devenir un gouffre financier pour les utilisateurs. Retards de traitement, erreurs contractuelles, manque d’outillages, mauvaise gestion des besoins, … autant de leviers par lesquels l’entreprise utilisatrice peut, sans s’en apercevoir, gaspiller du temps, de l’énergie, mais surtout de l’argent.
Dans cet article, nous vous proposons d’identifier 7 signes qui démontrent que votre gestion de l’intérim vous fait perdre de l’argent ainsi que les solutions à mettre en œuvre pour gagner en efficacité et en rentabilité.
Signe n°1 : vous passez plus de temps à gérer qu’à produire
L’un des premiers indicateurs qui doit vous alerter sur la mauvaise gestion de l’intérim, est le temps que vos équipes RH, ou opérationnelles, passent à gérer des taches à faible valeur ajoutée telles que : la récupération des contrats, la vérification et la correction des relevés d’heures, la gestion des fins de contrats et des délais de carence, ….
Certaines entreprises peuvent y consacrer jusqu’à plusieurs dizaines d’heures par mois. Cette gestion, souvent manuelle, de l’intérim repose à la fois sur les RH, les managers et les services financiers de l’entreprise, ce qui mit bout-à-bout représente un coût indirect rarement mesuré, mais pourtant bien réel.
Au-delà du temps consacré à cette tâche, cette méthode de gestion peut également engendrer un risque accru d’erreur de gestion et de traitement.
Comment l’éviter ?
La solution la plus simple et la plus efficace est d’automatiser, mais aussi de centraliser la gestion de l’intérim par le biais d’un logiciel de gestion. Des solutions comme Peopulse vous permettent de centraliser l’ensemble de vos contrats et documents RH, de paramétrer des alertes et d’échanger avec les différentes agences d’intérim.
Les tâches administratives et chronophages étant gérées par le logiciel vos équipes ont alors plus de temps afin de se concentrer sur des missions à forte valeur comme l’intégration des intérimaires, le suivi des compétences, mais aussi l’analyse des coûts.
Signe n°2 : vous subissez, au lieu de négocier, la tarification de l’intérim
Une bonne gestion de l’intérim, c’est tout un art qu’il n’est pas si simple de maîtriser. En effet, le coût de l’intérim se compose de deux éléments distincts, celui lié au travail du collaborateur intérimaire et celui lié à sa gestion.
Et si le coût du travail est incompressible, car lié aux obligations légales et/ou conventionnelles en vigueur, le coût de gestion, lui, peut varier du simple au triple en fonction des agences.
Bien souvent, les entreprises utilisatrices ne prennent pas le temps de négocier cet aspect du coût de gestion de l’intérim et acceptent donc sans discuter le coût de facturation global de l’intérim. Pire encore, elles ne savent pas réellement à quoi correspondent les frais de gestion. Il est alors difficile de comparer les prix et les services et de déterminer ainsi si la gestion de l’intérim est performante ou non.
Comment l’éviter ?
En mettant en place une politique d’achat claire et formalisée pour la gestion de l’intérim. Pour ce faire, il vous faudra référencer précisément les différents prestataires auxquels vous avez recours pour la gestion de l’intérim, mais également l’ensemble des critères de facturation. Vous pouvez également aller plus loin dans l’optimisation de votre gestion en y intégrant des critères tels que la qualité des profils, la réactivité des agences, etc.
Grâce à ce référencement, vous pourrez comparer les performances et les coûts des agences et ainsi les mettre en concurrence afin de bénéficier d’une tarification la plus avantageuse possible.
La majorité des outils de gestion de l’intérim possède cette fonctionnalité, ce qui vous permet alors de centraliser et d’automatiser cette démarche et ainsi de piloter efficacement vos dépenses liées à l’intérim.
Signe n°3 : Vos intérimaires ne s’intègrent pas et la productivité n’est pas au rendez-vous !
Comme pour tous les salariés, l’intégration des collaborateurs intérimaires est une étape cruciale qui conditionnera à la fois leur productivité et leur fidélité. Pourtant, cette étape est souvent négligée, voire même oubliée par les entreprises utilisatrices. Absence de repère, risque d’erreur accrue, démotivation … autant de facteurs qui vont jouer sur la productivité des collaborateurs intérimaires.
Prendre le temps d’intégrer les intérimaires ne représente pas un coût supplémentaire et inutile pour les EU, mais bien un levier de productivité et donc de performance.
Comment l’éviter ?
Que cela soit pour une mission de quelques jours ou pour plusieurs mois, l’intégration des intérimaires doit être réalisée avec autant de soin que celui des salariés permanents. Tout du moins, il doit comporter un certain nombre d’éléments essentiels au bon déroulé de la mission et qui assurera la productivité et donc la performance globale de l’entreprise, à savoir :
- Un brief d’accueil et de sécurité ;
- Une présentation du poste occupé ;
- Une présentation générale de l’entreprise et des process ;
- Les interlocuteurs clés.
Signe n°4 : Votre gestion de l’intérim est ponctuée d’erreurs
Relativement fréquentes, les erreurs de gestion dans l’intérim peuvent avoir de lourdes conséquences pour les ETT comme pour les EU qui peuvent aller de la requalification du contrat aux redressements URSSAF en passant par des litiges prud’homaux.
Parmi les erreurs les plus courantes, nous comptons les DPAE non transmises ou transmises hors délai, des contrats signés hors délai, délai de carence non respecté …. Ces erreurs ne sont pas seulement d’ordre juridique, elles sont aussi d’ordre économique puisqu’elles demandent du temps afin d’être rectifiées, mais elles peuvent également dégrader les relations avec les agences d’intérim et affecter la continuité opérationnelle.
Comment l’éviter ?
En s’équipant d’une solution qui vous permet de réaliser un suivi et un contrôle fiable de votre gestion de l’intérim. Les logiciels de gestion de l’intérim, comme Peopulse, vous permettent d’automatiser les rappels des DPAE, de suivre les états de signature des contrats, de veiller au respect des règles contractuelles de l’intérim, etc.
L’objectif n’est pas seulement d’éviter les sanctions financières, mais bien de rendre la gestion de l’intérim plus fluide tout en la sécurisant.
Signe n°5 : Vous ne suivez pas vos indicateurs clés
Bien qu’il représente un budget important pour les entreprises, l’intérim n’est que trop rarement piloté par le biais d’indicateurs clés de performance. Faute de tableaux de bord adaptés, il devient difficile d’obtenir une vision claire des coûts et de la qualité des recrutements temporaires.
Comment l’éviter ?
Deux options s’offrent à vous pour créer et suivre vos indicateurs liés à la gestion de l’intérim. Vous pouvez construire vos propres tableaux de bord, via des outils comme Excel, qui reprendront le nombre de mission en cours, le coût moyen par mission, le taux de reconduction, le % de DPAE non conforme, etc.
Ou vous pouvez vous équiper d’une solution de gestion dotée de la fonction indicateur de gestion qui vous permettra d’éditer en quelques clics et en temps réel tous les indicateurs indispensables à la bonne gestion de l’intérim.
Signe n° 6 : vous recrutez en urgence
Qui dit gestion réactive et flexible de l’intérim ne veut pas nécessairement dire recrutement dans l’urgence, bien au contraire. Et pourtant, de nombreuses entreprises attendent encore le dernier moment avant d’émettre leur besoin de recrutement d’un intérimaire.
Or en l’absence de planification, il est plus compliqué de s’assurer de sélectionner les bonnes agences d’intérim et donc les bons profils d’intérimaire. De même, l’intégration peut être négligée ou réduite à son minimum afin de permettre au collaborateur d’être productif plus rapidement, mais cela ne garantit pas sa performance et risque même de générer erreurs ou accidents de travail.
Comment l’éviter ?
En anticipant au maximum la planification de vos besoins. Pour ce faire, vous pouvez étudier les historiques de vos demandes en intérim et réaliser une projection sur les mois futurs. Vous pouvez également vous appuyer sur vos prévisions de croissance afin de déterminer vos besoins futurs en main-d’œuvre.
En complément, vous pouvez également centraliser votre gestion de l’intérim sur une plateforme qui vous permettra à la fois de formaliser et d’envoyer vos besoins à l’ensemble de vos prestataires, mais qui vous permettra également d’anticiper les éventuels renouvellements de mission en vous alertant lors des fins de contrat.
Signe n°7 : Votre gestion de l’intérim n’est pas encore entrée dans l’ère du digital
L’acquisition d’une solution digitale de gestion de l’intérim est bien souvent vue comme un coût superflu puisqu’une gestion via Excel est suffisante. Et s’il est vrai qu’à une petite échelle il est tout à fait possible de s’en contenter, cela se complique dès que le volume de mission augmente, même très légèrement.
Le risque d’erreur devient de plus en plus présent et le temps consacré à la gestion de l’intérim peut vite prendre le pas sur le reste de vos missions.
Comment l’éviter ?
En adoptant un outil de gestion de l’intérim, bien évidemment ! Mais il ne suffit pas simplement de choisir le premier outil venu ou celui qui sera le moins cher. Il vous faudra étudier votre besoin et procéder à l’élaboration d’un cahier des charges qui vous permettra de comparer les offres et de choisir le logiciel le plus adapté à votre besoin et à votre budget.
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