Bien que l’intérim ait de nombreux avantages à proposer aux entreprises, il représente tout de même un coût pour ces dernières. Et en fonction du degré de recours à l’intérim cela représente également une part significative de leur budget alloué à la main-d’œuvre. Pourtant, l’intérim est encore trop souvent géré par les entreprises telle une variable d’ajustement et non comme un véritable enjeu stratégique.
Longtemps considéré comme une simple dépense, l’intérim devient aujourd’hui un véritable levier de performance pour les entreprises. Mais pour cela, elle nécessite la mise en œuvre d’un pilotage de la part des équipes RH, mais aussi de la direction des achats.
Qui dit pilotage, dit mesure de la performance de l’intérim au sein de l’entreprise. Pour ce faire, notre article vous propose de suivre 5 KPIs simples, mais incontournables, qui permettront à vos directions achats de transformer la gestion de l’intérim en un véritable outil de performance.
KPI n°1 : Le coefficient de gestion
Le coefficient de gestion, aussi appelé taux de facturation, est l’un des KPIs les plus importants en termes de pilotage de l’intérim, mais il est souvent l’un des moins exploité.
Le coefficient de gestion correspond à la différence entre la rémunération brute du collaborateur intérimaire (qui comprend entre autres le salaire, les charges, primes, indemnités, etc.) et le montant total de la facture émise par l’agence.
Pourquoi le suivre ?
Assurer un suivi régulier de ce KPI permet d’identifier rapidement les écarts de facturation entre les différentes agences et parfois même entre les différents sites d’une même entreprise. Car une variation de quelques points peut, au final, représenter une perte de plusieurs milliers d’euros en fin d’année.
De plus, cette connaissance permet à votre direction achat d’asseoir leur position de force lors des négociations tarifaires avec les différentes agences d’intérim, et plus encore lorsque le volume confié aux agences est important.
Comment le suivre et l’analyser ?
Une analyse trimestrielle ou semestrielle permet de repérer, rapidement, les écarts et ainsi de mettre en place les actions nécessaires pour rétablir l’équilibre budgétaire. Des outils de gestion de l’intérim, tel que Peopulse, permettent de visualiser automatiquement et en temps réel ces coefficients par agence, mais aussi par mission ou période, offrant ainsi une transparence indispensable au pilotage de l’intérim.
KPI n°2 : Le coût total de la mission
Le coût total de la mission, ou TCO (Total Cost of Ownership) permet d’aller plus loin dans la mesure du coût réel de l’intérim. En effet, il ne prend pas simplement en compte le coût de la mission facturée par l’agence de l’intérim, il intègre également les coûts internes induits par cette dernière, tels que : le temps RH consacré à la gestion administrative, les éventuelles erreurs de facturation, etc.
Pourquoi le suivre ?
Ce KPI est un indicateur essentiel qui permet de comparer, sur une base objective, l’intérim à d’autres modalités d’emploi, comme le CDD, le portage salarial, ….
Le suivi et l’analyse du TCO permet d’éviter les prises de décision basée uniquement sur le prix affiché d’une mission. Il replace la performance dans son ensemble : coût, temps, qualité et régularité.
Comment le suivre et l’analyser ?
Contrairement à l’indicateur précédent, le suivi du TCO nécessite l’analyse de différentes données réparties entre les services RH, achat et opérationnels de l’entreprise (coûts de facturation, heures corrigées, avenants, …).
Ici, l’intégration d’un suivi centralisé est donc recommandée et l’utilisation d’une plateforme spécialisée dans la gestion de l’intérim facilitera non seulement ce travail, mais permettra également de sécuriser cette analyse.
KPI n°3 : Le taux de reconduction des intérimaires
Le taux de reconduction mesure la fréquence à laquelle une entreprise fait de nouveau appel à un même intérimaire. Si de prime abord, cet indicateur paraît anecdotique, il est pourtant l’un des meilleurs indicateurs en termes de qualité des profils, mais aussi de satisfaction opérationnelle.
Pourquoi le suivre ?
Un intérimaire reconduit est un intérimaire qui est non seulement déjà formé et intégré, mais qui est aussi déjà opérationnel. Ainsi, son retour réduit considérablement le temps et les coûts de formation, d’intégration et d’accompagnement.
À l’inverse, la détection d’un faible taux de reconduite des intérimaires doit alerter l’entreprise sur un éventuel problème de qualité des profils et/ou sur les conditions d’intégration des intérimaires.
Comment le suivre et l’analyser ?
Cet indicateur peut être suivi grâce à un simple fichier Excel, répertoriant le nombre d’intérimaires reconduits. Un bon pilotage de ce KPI consiste alors à constituer un vivier regroupant ces intérimaires.
Toutefois, l’utilisation d’une plateforme de gestion intérimaire vous permet de réaliser ce travail en temps réel et de retrouver puis recruter ces profils en seulement quelques clics.
KPI n°4 : Le délai de mise à disposition des intérimaires
Il s’agit ici de mesurer le temps écoulé entre l’émission du besoin en intérim et l’arrivée effective du collaborateur sur site.
Ce KPI est directement lié à la performance des agences d’intérim avec lesquelles l’entreprise collabore. Il constitue un indicateur clé de continuité de l’activité.
Pourquoi le suivre ?
Dans la grande majorité des cas, l’intérim permet aux entreprises de répondre à un besoin urgent de main-d’œuvre. Elles doivent donc s’assurer que les agences d’intérim avec lesquelles elles travaillent sont à même de répondre rapidement (et qualitativement) à leurs besoins afin d’éviter tout ralentissement, retard, dans la production et/ou alourdissement de la charge de travail des équipes.
Comment le suivre et l’analyser ?
Au-delà de simplement comptabiliser le temps d’attente entre l’émission du besoin et l’arrivée de l’intérimaire sur site, il est nécessaire d’affiner ce résultat en y intégrant la notion de qualité des profils sélectionnés. Car le meilleur résultat n’est pas nécessairement le plus rapide, mais celui qui offrira le meilleur équilibre entre réactivité et adéquation du profil.
Ce KPI peut être décliné par agence, par site ou même par type de poste.
KPI n°5 : Le taux de conformité administrative
Le taux de conformité administrative s’intéresse au respect des obligations légales tant avant le début de la mission, que pendant et lors de la fin de mission : réalisation de la DPAE, signature des contrats et/ou des avenants, respect des délais de carence, etc.
Pourquoi le suivre ?
Le suivi de ce KPI est crucial pour les entreprises, car il couvre un risque qui est généralement sous-estimé, celui de la requalification du contrat. Outre le risque financier de la requalification du contrat (rappels de charges, versement d’indemnités, …), l’entreprise utilisatrice peut également voir sa responsabilité engagée bien qu’elle ne soit pas l’employeur du collaborateur intérimaire.
Comment le suivre et l’analyser ?
L’entreprise utilisatrice peut procéder à des audits internes en demandant à l’ETT de lui fournir les pièces administratives en lien avec le contrat du collaborateur. Toutefois, ce travail peut s’avérer chronophage et des erreurs sont toujours possibles. Afin d’éviter tout risque d’erreur et a-ssurer un suivi en temps réel, l’entreprise peut se doter d’un outil de gestion de l’intérim tel que Peopulse qui assure la traçabilité documentaire et intègre des alertes automatiques en matière de gestion contractuelle.
En savoir plus : https://www.peopulse.com/livre-blanc-peopulse-le-vrai-cout-de-linterim-mal-gere/
