Qu’est-ce qu’une agence d’intérim hébergée ?

L’agence d’intérim hébergée concerne essentiellement les entreprises qui ont recours au travail temporaire avec des besoins importants (gestion d’au moins 60 intérimaires en équivalent temps plein).

Elle a un fonctionnement identique à celui d’une agence d’intérim classique, à une différence près : une équipe opérationnelle est installée sur le site de l’entreprise cliente et lui est entièrement dédiée.

Cette équipe - constituée d’un ou plusieurs chargés de recrutement encadrés par un responsable de compte - est généralement accompagnée par un process manager dont la mission est de superviser plusieurs agences en assurant un suivi des indicateurs de performance.

Les 4 principaux avantages de l’agence hébergée

Une proximité renforcée

L’équipe opérationnelle de l’agence hébergée est en relation directe avec la production et le service RH de l’entreprise utilisatrice. Elle peut ainsi anticiper les besoins en recrutement et répondre aux demandes urgentes de façon réactive.

Un recrutement plus ciblé

Grâce à sa connaissance des métiers et de l’environnement de travail de son client, l’agence hébergée peut sourcer des candidats plus efficacement et constituer un vivier spécifique à l’entreprise.

Des intérimaires mieux intégrés

L’agence hébergée facilite l’intégration des intérimaires. Elle peut leur communiquer précisément toutes les consignes relatives à l’organisation du travail (horaires, badgeage, vestiaires…) et à la sécurité (règlement intérieur, équipements de protection…). Par ailleurs, elle peut mettre en œuvre des programmes de formation sur mesure conçus pour répondre aux besoins singuliers de l’entreprise.

Une réduction des coûts indirects

Au plus près du terrain, l’agence hébergée contribue à l’amélioration des processus en place et à la réduction de certains coûts indirects (turnover des intérimaires, taux d’absentéisme, accidents du travail…).

Agence hébergée : les pièges à éviter

Négliger les risques juridiques

Comme le rappelle le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion, un contrat de travail temporaire « ne peut avoir ni pour objet ni pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise utilisatrice ». Or, plus une agence a un ancrage fort et de larges responsabilités sur le site qui l’héberge, plus le risque de s’éloigner du cadre juridique de l’intérim est grand.

Par ailleurs, une entreprise utilisatrice peut également se rendre coupable d’un délit de marchandage (défini par l'article L. 8231-1 du Code du Travail) dans le cas, par exemple, où le personnel de l’agence hébergée travaillerait sous son autorité.

Bonne pratique : gardez l’agence dans son rôle de fournisseur. Ne lui confiez aucune tâche qui relève de votre responsabilité et assurez-vous qu’elle dispose de son propre espace de travail, de son propre matériel et d’une adresse e-mail externe. Enfin, veillez à ne pas soumettre son personnel à votre management.

Surestimer la capacité de sourcing

Si l’agence hébergée présente l’avantage d’avoir une bonne connaissance des métiers de son entreprise cliente, elle a toutefois une capacité de sourcing inférieure à celle de plusieurs ETT mises en concurrence.

Dès que l’agence aura du mal à renouveler son vivier de candidats, l’entreprise utilisatrice devra donc faire appel à d’autres fournisseurs et définir de nouveaux processus de collaboration.

Bonne pratique : si vos métiers sont en tension et que vous rencontrez des difficultés de recrutement sur votre bassin d’emploi, conservez plusieurs fournisseurs et faites appel à un prestataire indépendant et spécialisé dans l’externalisation de la gestion RH (Neutral Vendor / (Managed Service Provider) qui vous aidera à gérer plus efficacement ces différents partenariats.

Ne pas contrôler le travail effectué

En l’absence de contrôle et de concurrence, une agence hébergée peut relâcher son attention et commettre ainsi des erreurs de gestion administrative. Or, le non-respect des obligations définies par le Code du Travail peut exposer l’ETT ainsi que l’entreprise utilisatrice à de lourdes sanctions.

Bonne pratique : mettez en place des procédures de contrôle et de traçabilité. Par ailleurs, veillez à conserver sous votre responsabilité le contrôle des contrats, la déclaration des heures et la facturation.

Tomber dans une situation de dépendance

Plus une agence a de responsabilités, impose ses processus et déploie ses propres outils de travail sur le site de son client, plus ce dernier devient dépendant. En cas de renégociation du partenariat, l’entreprise utilisatrice se retrouvera donc nécessairement en position de faiblesse et aura du mal à changer de fournisseur.

Bonne pratique : gardez à l’esprit que vous devez être capable de changer de fournisseur à tout moment. Définissez vous-même les processus de gestion de l’intérim et veillez à utiliser des outils qui vous sont propres, notamment une plateforme dédiée à la gestion du travail temporaire.

Recourir excessivement à l’intérim

Le modèle économique d’une agence hébergée n’est rentable que si le volume de travail intérimaire est important. Toujours prête à répondre aux demandes et besoins des opérationnels, elle fait augmenter les dépenses de l’entreprise utilisatrice de 2 à 3 % en moyenne. Si vos dépenses s’élèvent à 3M€ par an (80 ETP environ), le surcoût sera d’environ 90 000€ par an.

Bonne pratique : si vous souhaitez réduire vos dépenses d’intérim, déployez une véritable stratégie achats appuyée par un MSP et mettez en place un processus de passation de commande plus contraignant pour les opérationnels.

Si l’agence hébergée peut répondre aux attentes des entreprises qui exigent de la proximité, ses limites en termes de capacités de sourcing et la dépendance qu’elle implique font d’elle une solution risquée. Un MSP appuyé par une plateforme de gestion de l’intérim telle que Peopulse peuvent alors représenter une solide alternative, à même de garantir à l’entreprise utilisatrice une totale indépendance, une maîtrise des processus ainsi que des capacités de sourcing plus importantes.

Avec un million de contrats gérés par an, Peopulse est expert dans la gestion du travail temporaire. Pour découvrir la solution et ses nombreuses fonctionnalités, c’est par ici !

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